Política de Tratamiento de Información Personal de Clientes y Proveedores
1. Ámbito de aplicación
La presente política es aplicable únicamente a los datos personales recolectados directamente por Experian Colombia S.A. en virtud de la relación comercial y jurídica con sus Proveedores, Consumidores, Suscriptores y Titulares, que presentan solicitudes para conocer, actualizar y rectificar su información, según sea el caso. La presente política no es aplicable a los datos que entrega Experian en virtud de la ejecución de los servicios contratados por sus suscriptores y no deroga ninguna cláusula contractual.
2. Definiciones:
Acceso a la Información. Es el derecho que tienen los Titulares de la Información a conocer la información personal que administra Experian Colombia S.A.
Autorización. Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el tratamiento de datos personales.
Almacenamiento de Información. Es la actividad consistente en la conservación de información por medios físicos o electrónicos.
Banco de Datos o Central de Información. Es el conjunto de registros o datos referentes a varios Titulares y administrados por Experian Colombia S.A.
DataCrédito. Unidad de negocio de Experian Colombia S.A., que, en calidad de Operador recibe de las Fuentes/suscriptores datos personales sobre varios Titulares de la información, los administra y los pone en conocimiento de los Usuarios bajo los parámetros de la Ley 1266 de 2008 y la sentencia C-1011 de 2008 de la Corte Constitucional.
Dato Público. Es el dato calificado como tal según los mandatos de la ley o de la Constitución Política y todos aquellos que no sean semiprivados o privados. Son públicos, entre otros, los datos contenidos en documentos públicos, sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidos a reserva y los relativos al estado civil de las personas.
Dato Semiprivado. Es el dato que no tiene naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no sólo a su Titular sino a cierto sector o grupo de personas o a la sociedad en general, como el dato financiero y crediticio de actividad comercial o de servicios.
Dato Privado. Es el dato que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para el Titular.
Dato Sensible. Aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.
Derecho al retiro. Es el derecho que tienen los Titulares, cuando procede, a solicitar la exclusión de su información personal de la base datos de Experian Colombia S.A.
Experian Colombia S.A. Es la persona jurídica que opera el banco de datos a que se refiere este Código, con facultades para recolectar, almacenar, procesar y suministrar información.
Encargado del tratamiento y/o terceros proveedores. Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.
Habeas Data. Es el derecho que tienen los Titulares a conocer, actualizar y rectificar su información personal. Este derecho lo podrán ejercer en los términos establecidos en el artículo 15 de la Constitución Política, la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 y en el presente Código.
Responsable del Tratamiento. Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.
Suscriptor. Persona jurídica o natural con establecimiento de comercio de derecho público o privado que tiene vínculo comercial con Experian Colombia S.A. por medio de cualquiera de sus unidades de negocios.
Trasmisión. Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable.
Transferencia. cuando el Responsable y/o Encargado del Tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
Tratamiento. Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
Titular de la Información. Es toda persona natural a quien se refiere la información que reposa en el banco de datos de Experian Colombia S.A.
Usuario. Es toda persona natural o jurídica Titular de la información que puede acceder a sus datos a través del producto Midatacrédito.
3. Principios Generales
En el desarrollo, interpretación y aplicación de la presente Política, se tendrán en cuenta los siguientes principios:
Principio de legalidad en materia de Tratamiento de datos: El Tratamiento a que se refiere la Ley 1581 de 2012 es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en ella y en las demás disposiciones que la desarrollen.
Principio de finalidad: El Tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al Titular.
Principio de libertad: El Tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento, salvo en aquellos que el tratamiento verse sobre información de naturaleza pública.
Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
Principio de transparencia: En el Tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener del Responsable del Tratamiento o del Encargado del Tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.
Principio de acceso y circulación restringida: El Tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la Ley 1581 de 2012 y la Constitución. En este sentido, el Tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la Ley 1581 de 2012.
Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados conforme a la presente ley;
Principio de seguridad: La información sujeta a Tratamiento por el Responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento a que se refiere la presente ley, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;
Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la Ley 1581 de 2015 y en los términos de la misma.
4. Autorización para el tratamiento de Datos Personales
a) El Titular autoriza expresamente a Experian Colombia S.A., a realizar el tratamiento de sus datos, ejecutando actividades tales como recolectar, confrontar, almacenar, actualizar, usar, circular, transmitir, transferir y suprimir sus datos personales de forma parcial o total en los términos expresados en la presente Política de Tratamiento de la Información Personal.
Por todo lo anterior, el Titular declara conocer la presente Política de Tratamiento de la Información Personal antes de la entrega y recolección de sus datos personales, y que la otorga de forma libre y voluntaria una vez leída y comprendida en su totalidad.
b) Autorizo a Experian Colombia S.A. A consultar, en cualquier tiempo, en DataCrédito o en cualquier otra base de datos manejada por un operador de información financiera y crediticia, toda la información relevante para conocer su desempeño como deudor, su capacidad de pago, datos de contacto, score crediticio, la viabilidad para entablar o mantener una relación contractual, o para cualquier otra finalidad, incluyendo sin limitarse la realización de campañas de mercadeo, ofrecimiento de productos y publicidad en general.
5. Información que Recolectamos
Experian, en calidad de Responsable y Encargado del tratamiento, a través de su proceso de contratación y vinculación de suscriptores, recolecta la siguiente información personal:
-Datos de identificación, como nombre, apellidos.
-Datos de contacto (teléfono del domicilio, celular, dirección de correspondencia, entre otros).
-Correos Electrónicos.
-Nombres de la empresas o entidades.
-Información bancaria.Información fiscal.
-Referencias comerciales.
-Las fotografías, material audiovisual y en general la información obtenida en el proceso de vinculación del segmento SME.
-Datos personales que nos entrega un Suscriptor, en calidad de Responsable, para que Experian, como Encargado, realice tratamiento por cuenta del Responsable.
-La demás información requerida para la vinculación de proveedores y clientes, así como la necesaria para el desarrollo del objeto contractual con Proveedores o Clientes.
6. Finalidades de la Información Recolectada
Experian utilizará la información para las siguientes finalidades:
-Los videos e imágenes que se obtengan durante el proceso de vinculación del segmento SME serán utilizadas para realizar actividades encaminadas a garantizar la seguridad de la información y prevención del fraude.
-La información recolectada será utilizada para la debida prestación del servicio de los servicios que ofrece Experian a sus Clientes.
-Realizar la facturación.
-Medir la calidad del servicio, enviar mensajes de texto, correos electrónicos y correos físicos para efectos de prestar el servicio contratado y para mantener al Titular actualizado sobre los servicios y promociones del mismo.
-La información recolectada será tratada para cumplir con las obligaciones contractuales adquiridas con el Proveedor y el Cliente, respectivamente.
-La información recolectada será tratada para cumplir con la promesa de valor ofrecida por Experian y contratada por el Suscriptor.
-La información que el Suscriptor, como Responsable del tratamiento, entre a Experian, Encargado del tratamiento, sólo será tratada y utilizada para los propósito especificados por el Responsable.
-La información recolectada será utilizada para realizar las consultas necesarias para cumplir con las obligaciones relativas a la prevención del lavado de activos y financiación del terrorismo.
-La información recolectada será tratada para adelantar actividades de mercadeo, tales como realización de llamadas, y/o envío de correos electrónicos y físicos.
-La información recolectada será tratada para adelantar análisis de prospección y analítica cuyo propósito es determinar qué productos y servicios estructurar y ofrecer a los Suscriptores de Experian.
-Para las demás actividades que deban llevarse a cabo en virtud de la relación Experian-Proveedor y Experian-Cliente.
7. Acceso a la Información por parte de Terceros
El Titular autoriza a suministrar la información que obtiene Experian y es objeto de la presente política a las siguientes personas:
a) Encargados. Experian emplea a encargados, ubicados en Colombia y en el extranjero (terceros países) para realizar funciones en nuestro nombre. Los ejemplos incluyen envío de correo postal y correo electrónico, y procesamiento de datos, pagos, etc. Los terceros tienen acceso a la información personal necesaria para realizar sus funciones, pero no pueden usarla para otros fines distintos al objeto para el cual fueron contratadas, que en todo caso no podrán exceder las finalidades señaladas en la presente política. Además, deben tratar la información personal de acuerdo con la presente Política de Tratamiento de la Información Personal y según lo permitido por las leyes de protección de datos.
8. Procedimiento de Consultas y Reclamos
La Vicepresidencia de Servicio y Operaciones será la encargada de atender los reclamos de los Suscriptores. La Vicepresidencia Financiera y Administrativa será la encargada de atender los reclamos y las consultas de los Proveedores.
Las consultas y reclamos deberán ser resueltos en los siguientes términos:
5.1 Canales para presentar consultas y reclamos
Los titulares tienen el derecho a conocer, rectificar o revocar la información objeto de la presente Política. Para tal efecto, podrá presentar la respectiva solicitud a las direcciones:
Experian Colombia S.A.
Carrera 7ma No. 76-35
Bogotá D.C.
1 – 3191400
Los Titulares que hayan entregados sus datos en www.bepartners.com, podrán presentar sus solicitudes a los siguientes canales.
5.2 Reglas Comunes a las Consultas y los Reclamos
Para la realización de consultas o reclamos escritos, el Titular elevará su solicitud mediante documento que deberá indicar:
-Nombres y dos apellidos completos.
-Número de cédula o documento de identificación.
-Explicación precisa de los hechos que dan lugar a su solicitud (consulta o reclamo) o de la petición o solución pretendida.
Las solicitudes que no incluyan la información en mención serán devueltas inmediatamente para que sean completadas y vueltas a presentar como una nueva petición.
5.3 Transferencia Internacional
Los datos personales de los Titulares podrán ser enviados a las filiales de Experian ubicadas en otro Estado u país para las finalidades previstas en la presente Política de Tratamiento de la Información Personal, incluyendo Estados en los que no se cumpla con los estándares de protección de datos personales
Así mismo, Experian podrá transmitir sus datos a uno o varios encargados ubicados dentro o fuera del territorio de donde se encuentra la información, para que realicen el tratamiento a nombre de Experian para las finalidades previstas en la presente política.
